Vorlage: Nebenkostenabrechnung

Eine prüfsichere Struktur für die jährliche Betriebskostenabrechnung — mit Verteilerschlüsseln und Abrechnungszeitraum.

Die Betriebskostenabrechnung rechnet die Vorauszahlungen des Mieters gegen die tatsächlich angefallenen, umlagefähigen Kosten eines Abrechnungszeitraums ab. Sie muss nachvollziehbar gegliedert sein und dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese Vorlage bildet die prüfsichere Standardgliederung ab.

So ist die Vorlage aufgebaut

1

Kopfdaten

  • Vermieter und Mieter mit Name und Anschrift
  • Objekt, Wohnung und Wohnfläche
  • Abrechnungszeitraum (Beginn und Ende)
  • Anzahl der Personen oder Nutzer im Zeitraum
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Kostenaufstellung nach Kostenarten

  • Umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV (z. B. Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müll, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug, Versicherungen, Hauswart)
  • Heiz- und Warmwasserkosten separat nach Heizkostenverordnung
  • Gesamtbetrag je Kostenart
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Verteilerschlüssel

  • Umlageschlüssel je Kostenart: Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Einheit
  • Gesamtmaßstab der Liegenschaft und Anteil der Einheit
  • Rechenweg vom Gesamtbetrag zum Einzelanteil
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Abrechnungsergebnis

  • Summe der Einzelanteile
  • Geleistete Vorauszahlungen (Soll)
  • Nachzahlung oder Guthaben
  • Anpassung der künftigen Vorauszahlung
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Abschluss

  • Ort, Datum und Unterschrift
  • Hinweis auf die Möglichkeit der Beleg-Einsicht
  • Hinweis auf die Einwendungsfrist von zwölf Monaten (§ 556 Abs. 3 BGB)

Rechtlicher Rahmen

  • § 556 BGB — Vereinbarung und Abrechnung von Betriebskosten; Abrechnungsfrist von zwölf Monaten.
  • § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) — abschließender Katalog der umlagefähigen Kostenarten.
  • Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig und gehören nicht in die Abrechnung.
  • Heiz- und Warmwasserkosten werden verbrauchsabhängig nach der Heizkostenverordnung abgerechnet.

Häufige Fragen

Welche Kosten darf ich auf den Mieter umlegen?+

Nur die in § 2 BetrKV genannten Betriebskostenarten und nur, wenn ihre Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten bleiben beim Vermieter.

Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?+

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach können Nachforderungen in der Regel nicht mehr geltend gemacht werden.

Welcher Verteilerschlüssel gilt?+

Ist nichts vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a BGB). Verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser oder Heizung werden nach erfasstem Verbrauch abgerechnet.

Wie lange kann der Mieter widersprechen?+

Einwendungen gegen die Abrechnung kann der Mieter bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben.

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Diese Vorlage ist eine unverbindliche Orientierungshilfe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.