Hausverwaltung gründen 2026: Voraussetzungen, Pflichten, erste Mandate

Der Markt für Hausverwaltung ist in Bewegung: Viele Verwaltungen stehen vor der Nachfolge, Eigentümergemeinschaften berichten von langen Suchen nach einem Verwalter, und die Digitalisierung verändert, wie Bestände geführt werden. Für Gründerinnen und Gründer ist das eine ungewöhnlich gute Ausgangslage — wenn Formalien, Haftung und Werkzeuge von Anfang an stimmen. Dieser Leitfaden führt durch die Voraussetzungen und die ersten Schritte.

Wer gewerblich Wohnimmobilien verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 GewO (Wohnimmobilienverwalter). Zuständig ist je nach Bundesland die IHK oder das Gewerbe-/Ordnungsamt. Voraussetzungen sind im Kern: persönliche Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung. Dazu kommt die gewöhnliche Gewerbeanmeldung.

Ein Sachkundenachweis ist für die Erlaubnis selbst nicht vorgeschrieben — fachliche Qualifikation wird aber über zwei andere Wege faktisch zur Pflicht: die Weiterbildungspflicht und den zertifizierten Verwalter.

Wohnungseigentümer können verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 26a WEG). Die Zertifizierung wird durch eine Prüfung vor der IHK erworben; gleichgestellt sind unter anderem bestimmte Abschlüsse wie Immobilienkaufleute. Wer als Gründung WEG-Mandate gewinnen will, sollte die Prüfung fest einplanen — in der Praxis fragen Beiräte inzwischen gezielt danach.

Wohnimmobilienverwalter und die mitwirkenden Beschäftigten müssen sich innerhalb von drei Jahren im Umfang von 20 Stunden weiterbilden (§ 34c Abs. 2a GewO i. V. m. MaBV) und die Weiterbildung dokumentieren. Für eine junge Verwaltung ist das weniger Last als Chance: Die Themenliste — Recht, Abrechnung, Technik — ist zugleich der Lehrplan der ersten Jahre.

Die Berufshaftpflicht ist Erlaubnisvoraussetzung; darüber hinaus lohnt der Blick auf eine erweiterte Vermögensschadenhaftpflicht. Ebenso wichtig: Gemeinschafts- und Mietgelder gehören von Tag eins auf getrennte Konten je Gemeinschaft bzw. Objekt — sauber getrennt vom Geschäftskonto der Verwaltung. Eine Buchhaltung, die Objekte und Konten strikt trennt, ist dafür die technische Grundlage.

Die ersten Mandate kommen selten über Werbung, sondern über Nähe: kleine Gemeinschaften ohne Verwalter, unzufriedene Beiräte im Bekanntenkreis, Übernahmen von Verwaltungen ohne Nachfolge. Zwei Dinge überzeugen dabei mehr als jede Broschüre — erreichbar sein und professionell abrechnen.

Gerade gegen etablierte Verwaltungen ist ein modernes Eigentümer- und Mieterportal ein sichtbarer Unterschied: Beschlüsse, Abrechnungen und Anliegen digital statt Aktenordner und Anrufbeantworter. Als junge Verwaltung können Sie diesen Standard vom ersten Mandat an bieten.

Keine Einstiegslizenz, kein Jahresvertrag: Die Kosten sollten mit dem Bestand wachsen (pro Einheit), nicht dem Geschäft vorauslaufen.

WEG, Miete und Buchhaltung in einem System: Nachträgliche Insellösungen kosten später die Marge.

Portal ab Werk: Der Professionalitäts-Vorsprung gegenüber etablierten Verwaltungen.

DATEV-Export und GoBD-konforme Ablage: Der Steuerberater dankt es ab dem ersten Jahresabschluss.

EU-Hosting und AVV: DSGVO-Fragen kommen spätestens mit dem ersten Beirat.

Mit Excel starten und „später“ wechseln — der Wechsel kommt dann mitten in der ersten Jahresabrechnung. Fremde Gelder über das eigene Konto führen. Die Verwaltervergütung zu niedrig ansetzen, um Mandate zu gewinnen — Nachverhandeln ist in der WEG schwer. Und: Fristen unterschätzen, von der Abrechnungsfrist bis zur Einberufung der Versammlung.

1. Gewerbe anmelden und Erlaubnis nach § 34c GewO beantragen. 2. Berufshaftpflicht abschließen. 3. IHK-Zertifizierung (§ 26a WEG) einplanen. 4. Getrennte Konten je Gemeinschaft/Objekt einrichten. 5. Software mit WEG + Miete + Buchhaltung + Portal wählen — Kosten pro Einheit, monatlich kündbar. 6. Erste Mandate über Netzwerk und Beiräte suchen. 7. Weiterbildung dokumentieren.